Logiciel de caisse certifié NF525 : ce que la loi exige.
Depuis le 1er janvier 2018, tout assujetti à la TVA qui utilise un logiciel ou un système de caisse doit pouvoir en justifier la conformité. Voici ce que cela couvre, et comment vérifier la vôtre.
Ce que la certification garantit réellement
La norme NF525 est une certification AFNOR. Elle ne porte pas sur votre matériel ni sur votre façon de travailler, mais sur le logiciel qui enregistre vos encaissements.
Inaltérabilité
Une opération enregistrée ne peut plus être modifiée ni supprimée : elle ne peut être corrigée que par une nouvelle écriture, qui reste tracée.
Sécurisation
Les données de caisse sont protégées par des mécanismes de signature et de contrôle d’intégrité qui rendent toute altération détectable.
Conservation
Les données doivent rester accessibles pendant six ans, conformément à l’article L102 B du Livre des procédures fiscales.
Archivage
Des archives figées et horodatées sont produites périodiquement, de sorte qu’un contrôle puisse rejouer une période passée.
Une donnée de caisse écrite une fois, et conservée
La loi de finances 2016, dite loi anti-fraude à la TVA, a rendu la conformité obligatoire pour tous les assujettis au 1er janvier 2018. En pratique, la certification se traduit par une série de garanties très concrètes au quotidien.
Comment vérifier que votre logiciel est bien conforme
Demandez l’attestation ou le certificat à votre éditeur
Un éditeur conforme fournit soit un certificat NF525 délivré par un organisme certificateur, soit une attestation individuelle. Exigez le document écrit, pas un logo sur un site.
Vérifiez que la version installée est couverte
Le certificat porte sur une version précise du logiciel. Comparez le numéro de version de votre caisse avec celui mentionné sur le document.
Ouvrez le journal des événements
Votre caisse doit pouvoir afficher les annulations, les remises et les clôtures avec leur horodatage et leur auteur. Si ce journal n’existe pas, la conformité est douteuse.
Testez l’export et l’archivage
Demandez une archive d’une période passée et un export des données de caisse. Un logiciel conforme les produit sans intervention de son support technique.
Caisse non certifiée ou logiciel certifié NF525 : ce qui change en contrôle
La comparaison porte sur une catégorie de logiciels, pas sur un produit nommé. Elle résume ce qu’un contrôle attend et ce qu’une caisse non conforme ne sait pas produire.
NF525 : vos questions
Qu’est-ce que la certification NF525 ?
NF525 est une certification AFNOR applicable aux logiciels et systèmes d’encaissement. Elle atteste que le logiciel respecte quatre exigences : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données de caisse.
Depuis quand est-ce obligatoire en France ?
L’obligation découle de la loi de finances 2016, dite loi anti-fraude à la TVA, et s’applique depuis le 1er janvier 2018. Elle concerne tout assujetti à la TVA qui enregistre ses règlements au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse.
Quelle est la sanction en cas de logiciel non conforme ?
L’amende est de 7 500 € par logiciel ou système de caisse non conforme, et peut atteindre 45 000 € en cas de présentation d’une fausse attestation. L’amende s’applique par logiciel détenu, pas une seule fois par entreprise.
Combien de temps faut-il conserver les données de caisse ?
Les données de caisse soumises au contrôle fiscal se conservent six ans, en application de l’article L102 B du Livre des procédures fiscales. Les livres et registres comptables relèvent d’une durée de dix ans au titre du Code de commerce.
Un certificat NF525 et une attestation de l’éditeur, est-ce équivalent ?
La réglementation admet l’attestation individuelle de l’éditeur comme le certificat délivré par un organisme certificateur. Le certificat issu d’un audit par un tiers est généralement considéré comme la preuve la plus solide.
Est-ce que la certification concerne mon matériel ?
Non. La certification porte sur le logiciel d’encaissement et ses mécanismes d’enregistrement, pas sur la tablette, l’imprimante ou le tiroir-caisse que vous utilisez.
Suis-je concerné si je n’utilise qu’un carnet à souches ?
L’obligation vise les assujettis qui enregistrent leurs règlements avec un logiciel ou un système de caisse. Si vous passez à une caisse informatisée, l’exigence de conformité s’applique dès la mise en service.
La caisse klikx est-elle certifiée NF525 ?
klikx est fournie comme un logiciel de caisse certifié NF525 et l’attestation correspondante vous est remise à l’installation. Demandez-la systématiquement, quel que soit votre éditeur.
Un doute sur votre conformité ?
On passe votre configuration en revue avec vous et on vous dit précisément ce qu’un contrôle vous demanderait.