Ouvrir un restaurant : la checklist administrative et matérielle

Ouvrir un établissement, c’est prendre une soixantaine de décisions en quelques mois, dont une dizaine sont difficilement réversibles. L’objectif de cette checklist n’est pas de vous dire quoi faire à votre place : c’est de vous donner la liste complète des sujets à trancher, dans un ordre qui évite de refaire le travail. Elle est écrite du point de vue de ce que vous aurez à exploiter au quotidien après l’ouverture.

1. Le chiffrage, avant tout le reste

Les spécialistes du business plan en restauration situent généralement l’enveloppe d’ouverture d’un restaurant entre 80 000 et 400 000 €, selon la surface, la cuisine, l’état du local et la nature du bail. L’écart est énorme parce qu’il recouvre des projets qui n’ont rien en commun : une reprise d’un fonds déjà équipé et une création complète avec extraction à installer.

Ce que ce chiffre ne doit pas masquer, c’est la trésorerie de démarrage. Les postes oubliés sont toujours les mêmes : le dépôt de garantie du bail, le stock initial, les trois premiers mois de salaires avant que l’activité ne s’installe, et la réserve pour les travaux qui dérapent. Prévoyez cette réserve explicitement dans votre prévisionnel : elle fait la différence entre un démarrage lent et un démarrage fatal.

2. Le local et le bail

C’est la décision la moins réversible de la liste. Au-delà de l’emplacement et du flux piéton, trois questions techniques déterminent la faisabilité : l’extraction et l’évacuation des fumées, la puissance électrique disponible, et l’existence d’une autorisation d’exploiter une terrasse. Un local parfait sans extraction possible n’est pas un local de restaurant.

Faites relire le bail par un professionnel avant signature, en regardant particulièrement la destination des lieux, la répartition des travaux entre bailleur et preneur, et les conditions de cession du fonds le jour où vous voudrez revendre.

3. Les démarches : la liste des questions à faire valider

Les obligations administratives dépendent de votre activité, de votre statut, de votre effectif et de ce que vous servez. Plutôt que de vous donner une liste qui serait fausse pour la moitié des lecteurs, voici les questions à poser à votre chambre de commerce, à votre expert-comptable ou à la mairie, et à faire confirmer par écrit :

• Quelle forme juridique et quel régime fiscal pour mon projet, et quelles conséquences sur ma rémunération et ma TVA ?
• Quelles déclarations et quelle immatriculation dois-je effectuer, et dans quel ordre, avant d’ouvrir ?
• Quelles formations et quelles licences mon activité exige-t-elle, notamment si je sers de l’alcool ou si je produis sur place ?
• Quelles déclarations sanitaires et quelles obligations d’hygiène s’appliquent à ma cuisine et à mon personnel ?
• Quelles règles d’accessibilité et de sécurité s’appliquent à mon local en tant qu’établissement recevant du public ?
• Quelles assurances sont obligatoires, et lesquelles sont simplement indispensables ?
• Quelles obligations si je diffuse de la musique, si j’installe une terrasse ou si j’affiche une enseigne ?

Cette liste vous paraîtra moins satisfaisante qu’un tableau de démarches tout prêt, mais elle est plus honnête : ces règles varient selon la commune, l’activité et l’année, et une check-list figée trouvée en ligne est la première cause de mauvaise surprise à trois semaines de l’ouverture.

4. L’équipement, par ordre d’urgence

1. La cuisine et le froid : ce sont les délais de livraison les plus longs et les installations les plus contraignantes. Commandez en premier.
2. Le mobilier et l’agencement de salle, qui dépendent du plan validé avec les contraintes de sécurité.
3. L’informatique d’encaissement : caisse, imprimante de tickets, imprimante cuisine, tiroir-caisse, terminal de paiement.
4. Les équipements de flux selon votre format : écran de cuisine pour un volume élevé, borne de commande pour une restauration rapide, tablette de prise de commande en salle.
5. Le réseau : une connexion fiable et un point d’accès correctement couvrant, souvent traités en dernier alors qu’ils conditionnent tout le reste.

Un conseil de rétroplanning : installez et testez la caisse au moins deux semaines avant l’ouverture, carte complète saisie, et faites tourner un service blanc avec l’équipe. Une caisse paramétrée la veille au soir produit un premier service catastrophique, et le premier service est celui dont les clients parleront.

5. La conformité à régler avant le premier ticket

Quatre sujets réglementaires concernent votre caisse dès le jour de l’ouverture, et les traiter maintenant coûte infiniment moins cher que de les reprendre ensuite.

• La certification du logiciel de caisse : votre outil d’encaissement doit répondre aux exigences d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, et vous devez détenir le justificatif correspondant. L’amende prévue est de 7 500 € par logiciel non conforme.
• Les taux de TVA : paramétrés par article et par mode de consommation dès la saisie de la carte, pas corrigés après le premier mois.
• Le ticket de caisse : depuis le 1er août 2023, l’impression n’est plus systématique, mais vous devez informer le client qu’il peut l’obtenir sur demande.
• La facturation électronique : si vous prévoyez des prestations facturées à des entreprises, intégrez dès maintenant le calendrier de la réforme, avec la réception obligatoire au 1er septembre 2026 et l’émission généralisée au 1er septembre 2027.

Le point commun de ces quatre sujets est qu’ils se règlent au paramétrage, une fois, et se paient très cher s’ils sont découverts au premier contrôle.

6. La ligne caisse dans votre business plan

Dans un prévisionnel d’ouverture, l’encaissement apparaît souvent comme une ligne unique et sous-évaluée. Décomposez-la en cinq postes : abonnement logiciel, matériel, mise en service et formation, commissions sur les paiements, maintenance et options. La dernière ligne, les commissions, est proportionnelle à votre activité et doit donc figurer dans vos charges variables, pas dans votre investissement initial.

Pour construire ce chiffrage, la page tarifs détaille la structure de notre offre et ce qu’elle inclut, de façon à ce que vous puissiez comparer avec d’autres devis à périmètre égal.

7. Les trente premiers jours

Votre premier mois n’est pas un mois de vente, c’est un mois de calibrage. Trois chiffres à surveiller chaque jour : le nombre de tickets par service, le panier moyen, et le temps d’écoulement de vos plats les plus vendus. Ils vous diront en deux semaines si votre carte, vos prix et votre effectif sont dimensionnés correctement.

C’est exactement ce que doit vous donner un back-office de gestion dès l’ouverture, sans tableur à alimenter le soir après le service. Et c’est aussi ce qui vous permettra d’ajuster la carte avant que les mauvaises habitudes ne s’installent : il est beaucoup plus facile de retirer un plat au bout de trois semaines qu’au bout de six mois.

Ce qu’il faut retenir

Chiffrez large, sécurisez le local, faites valider vos démarches par un professionnel plutôt que par un article, commandez la cuisine en premier et la caisse assez tôt pour la tester. Et gardez une règle simple en tête : tout ce qui est paramétré proprement avant l’ouverture ne vous coûtera plus rien ensuite, tandis que tout ce qui est repoussé sera repris en pleine activité, au pire moment. Les éléments réglementaires cités ici sont ceux en vigueur à la rédaction de cet article : faites-les confirmer par votre expert-comptable avant d’engager vos dépenses.